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多くの企業が抱える課題の一つに、Salesforce導入後も「Excelやスプレッドシートが手放せない」という状況があります。Excelに慣れ親しんだ現場では、Salesforceの入力画面や検索機能に違和感を覚えることが多く、そのことがSalesforceの社内定着を妨げているケースも少なくありません。
Salesforceはリアルタイム分析に優れる一方、導入時の壁として「ユーザー教育コスト」と「入力の手間」が挙げられます。標準の画面UIでは行削除やセル結合、複数セルへのコピー＆ペーストができず、入力のたびにExcelに戻って作業する現場も少なくありません。そこでMashmatrix Sheetを使えば、ブラウザ上で複数オブジェクトのデータをExcelライクに一括編集でき、参照関係を崩さずに更新ミスを防止できます。担当者は新たな操作方法を覚え直す必要がなく、Salesforceの定着率とデータ品質を同時に向上させられます。
SalesforceとExcelの二重管理に限界を感じたら、両者を直接連携させるのではなく「SalesforceをExcelのように扱えるアプリ」を導入するのがシンプルです。例えばMashmatrix Sheetなら、コピー＆ペーストや一括編集をブラウザ上でそのまま実行できます。CSVのエクスポート・インポートや項目の手動照合に時間を割く必要がなくなり、データ品質と作業スピードを同時に高められます。さらに、ユーザー教育コストを抑えつつ部門間の情報共有もスムーズに行えます。
SalesforceにExcelのデータを一括で取り込む方法としては、「データインポートウィザード」か「データローダ」の2択になります。5万件までの標準オブジェクトのデータであればインポートウィザードが手軽です。 一方、数十万件規模のデータを扱う場合や削除・エクスポートも必要な場合はデータローダが適しています。データ取り込み後はレポートが即時に更新されSalesforce内でデータを確認できるようになります。
たとえばSalesforce社が運営するAppExchangeで「Excel」と検索すると、いくつか「SalesforceをExcelライクに使えるアプリがヒットします。
その中で、2023年カスタマーレビュー数第3位にもなり、レビュー数71、4.79評価（2024年10月7日時点）と高い評価を得るMashmatrix Sheetの操作性を具体的に解説していきます。
Salesforceでは若干不自由のあるスクロールですが、縦横自由にスクロールが可能で、かつ見やすいように左端の列の固定もできます。
閲覧しているデータをそのまま編集可能。コピー＆ペーストで一括更新もできるので、日々のデータ更新時間の削減に。
列のヘッダにあるメニューから、直接フィルタの設定ができます。 直感的に条件にあったデータを取得。ソートは一列だけでなく、複数列に対しても設定可能。
別タブで開いて画面遷移が多くなることがないよう、画面を複数のエリアに分割してそれぞれにシートを表示できます。元シートに連動するシートも作成できます。
Excelにあるデータをコピー＆ペーストするだけでデータをSalesforceに一括で転記できます。 参照項目に対しても自動でリンクを貼るので、レコードのSalesforce IDを指定する手間もありません。
Excelのように、条件を指定したセルの書式設定が可能です。色を付けたりアイコンを追加するなど、画面上でスタイリングを行い、より見やすくすることができます。
ご紹介した機能のように、Excelやスプレッドシートのような操作感で、Salesforceを使うことができるので、多くのビジネスパーソンにとっても馴染みやすいはず。
Salesforceの使い勝手、管理者負担、入力の手間などに課題を抱えている企業は、こういったアプリを活用してみましょう。
Salesforce標準の機能だけでは、「重複レコードの抽出に手間がかかる」「データが文字化けすることがある」「見積書の作成が煩雑」といった課題が残りがちです。そこで、Salesforceでできること・できないことを明確に切り分け、権限設定の最適化やAppExchangeアプリで不足する機能を補うことで無駄な作業時間を減らし、スムーズな運用を実現しましょう。
Salesforceで見積書を作成する場合、商談に標準の「見積」オブジェクトを有効化し、価格表から商品を追加することでワンクリックで見積PDFを出力できます。
標準の見積書PDFテンプレートを複製して自社用にロゴや消費税区分を調整すれば、社内の書式にもすぐ対応可能です。
また、承認プロセスとSalesforceからのメール送信を組み合わせれば、見積書の作成から顧客への送付までを数分で完了できます。さらに、Salesforce CPQや電子署名ツールと連携すれば、見積から契約書まで一括生成できます。
データローダでCSVファイルをインポートした際に全角カナや記号が文字化けしてしまう主な原因は、文字コードの不一致です。
対策として、CSVファイルはUTF-8で保存し、データローダ側のロケール設定もUTF-8に統一しておきます。
可能であればBOM付きUTF-8で出力すると確実です。ExcelでCSVを保存する際は、「CSV UTF-8 (BOM付き)」形式を選択し、改行コードはCRLFのままにすると安全です。
また、取り込み前に項目の最大文字数を超えていないかや、機種依存文字が含まれていないかを確認し、事前にテキストエディタで文字化けがないかチェックすれば、Salesforce本番環境での混乱を防げます。
営業担当者がSalesforceにデータを入力してくれないため案件管理が曖昧になる――そんなお悩みをお持ちではないでしょうか。
その原因は、営業担当者にとって入力作業の工数が多いこと、そして入力するメリット（利点）が見えづらいことにあります。
対処法としては、まず入力必須項目を最低限に絞り込み、モバイルからでも入力しやすい環境を整えましょう。
さらに、ExcelライクにSalesforceのデータを扱えるMashmatrix Sheetを導入して操作の負荷を軽減することも効果的です。
最後に、成功事例を共有して「入力したデータがそのまま売上として集計されている」ことを示せば、営業担当者による自発的なデータ更新が定着していきます。
マネージャーや経営層から「ダッシュボードやレポートの数字が見にくい」という声が上がる原因は、共有設定やレポート表示形式が部署ごとにばらついていることです。
KPIをExcelにまとめてから報告していては、リアルタイムな判断ができません。解決策として、ダッシュボードを動的ダッシュボードにして閲覧権限を統一し、結合レポートで複数の指標を束ねて表示する方法があります。
さらに、Mashmatrix Sheetで主要KPIを一画面に並べて可視化すれば、画面を切り替えることなく詳細データをドリルダウンして確認することも可能です。
その結果、会議中の急な質問にも即座に対応できるようになり、データ担当者への都度依頼に伴う負担も減ります。
Salesforceで新規ユーザーを追加する際に、毎回プロファイルと権限セットを一件ずつ手動割り当てしていると、10名の登録でも小一時間かかることがあります。
対策として、まず既存のユーザーを雛形として複製する運用に切り替え、共通権限についてはPermission Set Groupで一括付与するようにしましょう。
さらに、データローダを使ってユーザーと権限セットの割り当て情報をインポートすれば、数百名規模の登録でも数分で完了します。
Salesforceの管理者業務は、ユーザーのサポート、権限設定、承認フローの整備など多岐にわたるため、案件が増えてくると他業務との兼任では対応が追いつかなくなります。
専任の管理者を採用する場合、その年収相場は500万円超とも言われます。
一方で、Excel感覚でSalesforceに入力・編集できるMashmatrix Sheetを導入すれば、日常の問い合わせ対応やデータ入力の補助作業が減るため、管理者が他業務と兼任していても運用を回しやすくなります。
Salesforce標準の重複管理機能では、あらかじめ設定した「一致ルール」と「重複ルール」によって疑わしい重複レコードを洗い出せます。
また、重複チェックのジョブ実行により生成される「Duplicate Record Set」オブジェクトをカスタムレポートタイプに追加すれば、重複候補の一覧レポートを作成することも可能です。
これにより、取引先・取引先責任者・リードの重複候補を一目で把握でき、重複するレコードをマージすることで顧客情報が整理され、商談や活動履歴も分断されずに済みます。
さらにMashmatrix Sheetを併用すれば、直感的な操作で重複データを確認し、一括更新することも簡単です。
SalesforceへのCSVデータ取り込みでは、5万件以内の標準オブジェクトのデータであれば画面上のデータインポートウィザードで十分対応できます。
一方、商談等の非対応のオブジェクトの場合や、５万件以上の大量データのインポート、あるいは既存レコードの更新・削除・エクスポートを行う必要がある場合は、データローダの使用が適しています。
CSVファイルをUTF-8で保存してデータローダに読み込み、バッチ処理の設定を行えば、深夜帯に自動実行させることも可能です。
まずは取り込み対象の件数と作業目的を把握し、2つのツールを賢く使い分けましょう。
Salesforceのレコード操作に関して現場から聞こえる悩みには、「グローバル検索しても目当てのレコードがヒットしない」「承認プロセスが煩雑」「作成したレコードタイプを選択できない」などがあります。
これらの問題は、それぞれ権限設定の見直し・グローバル検索のインデックス設定・一括承認機能の活用によって解決可能です。
さらにMashmatrix Sheetを使ってExcel同様に複数レコードを一括編集することで、進捗状況をリアルタイムに共有できます。
Salesforce標準機能では、承認申請の起票（申請）はレコードごとに行う必要があります。
しかしSalesforce Classicにおいては、承認者（承認プロセスの承認者）は、リストビュー画面で複数の申請レコードを選択し、「承認／却下」ボタンをクリックすることで一括処理が可能です。なお、この一括承認操作はモバイルアプリからでも行えます。
さらに、大量の承認申請を自動化したい場合は、ApexのApproval.processメソッドを利用する方法もあります。承認プロセスの経路を動的に設定し、重複した申請を防止することで、管理負荷を抑えつつ決裁スピードを高めることができます。加えて、Slack連携の通知機能を使えば、承認依頼の見落としも防げるでしょう。
新規に作成したレコードタイプが選択できない場合、考えられる原因は以下の2点です。
これらを順に確認しましょう。原因が判明したら、該当プロファイルまたは権限セットで必要なレコードタイプを有効化すれば解決します。
設定を変更すれば、そのレコードタイプは直ちにユーザーの画面上の選択肢に反映され、ユーザーは迷うことなく正しい種別でレコードを登録できるようになります。なお、ページレイアウトの割り当て設定も忘れずに確認してください。
Salesforceのグローバル検索でデータがヒットしない場合、まずは基本を確認しましょう。
グローバル検索の対象オブジェクトは、取引先・取引先責任者・リード・商談・キャンペーン・ケースなどに限られます。
目当てのレコードが検索で見つからない場合は、まず対象オブジェクトの共有設定や検索レイアウトを確認し、必要な項目が検索対象になっているかを見直しましょう。
それでも改善しない場合には、Salesforceサポートに依頼して検索インデックスの再構築を行ってもらうのが次のステップです。
さらに、検索画面で対象のオブジェクトタブに切り替えて検索を実行すれば、普段あまり使わないオブジェクトのデータも見つけやすくなります。
Mashmatrix Sheetなら検索用のフォームを簡単に作成でき、商談名や日付で絞り込んですぐに結果を取得できるため、検索にかかる手間とストレスを大幅に減らせます。
Salesforceのレポートに関しては、「画面が縦長で見づらい」「複数の指標を並べて見たいのに、更新のたびにExcelへ転記している」などの悩みがよく聞かれます。こうした課題は、カスタムレポートタイプと集計式を駆使することで解決可能です。
さらにMashmatrix Sheetを使えば、表形式でデータを編集でき、Excelへの転記作業を省いて分析にかかる時間を大幅に短縮できます。
Salesforceのレポートが思った通りに表示されない原因として多いのは、選択しているレポートタイプの誤り・フィルタ設定の漏れ・共有設定（行レベルセキュリティ）の不備などです。
まず適切なカスタムレポートタイプを選んでいるか、また対象オブジェクトの共有設定（行レベルセキュリティ）に問題がないかを確認しましょう。
そのうえで、レポートビルダー上でフィルタ条件や集計方法を見直せば、多くの表示トラブルは解決できます。
さらに、複数の指標を比較したい場合は、結合レポートやダッシュボードを活用したり、Mashmatrix Sheetでデータを一覧表示してリアルタイムに更新状況が確認できれば、分析効率が向上します。
Salesforceのサマリレポートは行が縦に長く伸びてしまい、複数の値を比較しづらいことがあります。
そこでマトリックスレポートに切り替え、「行グループ」と「列グループ」を設定すれば、月別や担当者別にデータを横並びで把握することが可能です。
また、複数の指標を一画面に集約して表示したい場合は、クロスフィルタとサマリ項目を追加し、レポート種別を「結合レポート」に切り替えることで一覧表示できます。さらにMashmatrix Sheetを使えば、ドラッグ＆ドロップで列の配置を自由に並び替えることが可能です。
Salesforceのオブジェクト設計に関する悩みとして、「オブジェクト間で参照関係をどう設計すればよいか（ExcelのVLOOKUPのように値を引き当てたい）」
「入力漏れを防ぐために項目の必須設定や入力規則をどう設計すればよいか」「複数オブジェクトの情報を関連リストや数式で横断的に表示するにはどう設計すればよいか」といった課題がよく挙げられます。
これらの課題について、クロスオブジェクト数式・入力規則・関連リストの活用による解決策を解説します。
Salesforce公式ドキュメントには「リストビューは1画面につき1オブジェクトのみ」と明記されており、複数のオブジェクトを1つの画面で一覧表示する標準機能は存在しません。
Lightning Web Components（LWC）などを用いて独自の画面を開発する方法も考えられますが、その場合は開発コストや保守負担が大きくなりがちです。
そこでMashmatrix Sheetを使えば、Excelライクに複数オブジェクトのレコードを1つのシート上に並べて配置でき、条件で絞り込みながら一括編集することも可能です。
Salesforce標準のVLOOKUP関数は入力規則（バリデーションルール）専用で、同一オブジェクト内の重複防止や郵便番号チェックなどデータ整合性を保つ用途に限定されています。
画面上で値を自動取得したりすることはできないため、そのようなニーズにはMashmatrix Sheetが有効です。
Mashmatrix SheetならExcelと同様にコピー＆ペーストで関連する値を編集したり、複数の列にまたがってデータを確認することも可能です。画面のガイドに従って設定を行えば、数分でシートの準備が完了し、システム管理者の対応を待たずに使い始めることができます。
Salesforceで入力漏れ（項目の未入力）が続くと、レポートの精度が下がってしまいます。
これを防ぐ対策としては、必須項目の設定・ページレイアウト上での項目必須指定・入力規則（バリデーションルール）の設定という三段階で、状況に応じて入力を強制する方法があります。
加えてMashmatrix Sheetを活用すれば、Excel感覚で複数レコードをコピー＆ペーストによって一括修正でき、保存前に空欄や重複データを自動チェックすることもできます。
ドラッグ＆ドロップの簡単な操作でシートを設定できるため現場にもすぐ定着し、入力の手間と修正工数を大幅に削減できます。
Salesforceのリストビューに関する悩みとしては、「表示する列が足りず比較できない」「絞り込み条件が複雑で使いにくい」「大量レコードの一括更新が手間」といった声がよくあります。
これらの問題は、フィルタロジックの活用や項目のカスタム列追加、インライン編集の機能によって解決可能です。Mashmatrix Sheetを使用すれば、複数オブジェクトのレコードを一画面に並べて表示し、コピー＆ペーストで大量のレコードを即座に更新できます。
Salesforce標準の一括編集機能では、リストビューで最大200件のレコードを選択し「一括編集」ボタンを押すだけで、選択レコードの特定の項目値をまとめて変更できます。
ただし、このボタンはリストビューに編集対象の項目が含まれており、かつユーザーにその項目の編集権限がある場合にのみ表示されます。
Mashmatrix Sheetを使えば、複数オブジェクトにまたがる大量レコードもコピー＆ペーストで即座に更新反映可能です。
Salesforceの活用に悩みを抱えている企業のために、細かいお悩みから大きなお悩みまで解決していくメディアです。
どんな企業規模でも取り入れやすい、SalesforceのデータをExcel・スプレッドシートのように扱えるようになるアプリ「Mashmatrix Sheet」の活用を中心に、日々の業務を楽にしていきます。