重複レコードのレポート作成

このページでは、Salesforceで重複レコードのレポートを作成し、データの一貫性と正確性を維持する方法を、分かりやすく解説します。重複を見つけやすくすると日々のデータ管理がスムーズになり、チーム全体の業務効率が高まるでしょう。

重複レコードのレポート作成はどんな時に行う？

重複レコードの検出レポートは、主に以下のような状況で作成されます。まず、メールアドレスや氏名などが同一の取引先責任者が複数いる場合、それらをまとめて把握したいときに便利です。

また、大量のデータをインポートした直後や、外部システムとの連携を行った際にも、同じ情報が重複して登録された可能性があります。さらに、新しく重複ルールや一致ルールを導入する前から存在していた重複を一気に洗い出すためにも有効です。

レポートで一度すべてを可視化すれば、社内の担当者が重複レコードをマージするかどうかを判断しやすくなり、顧客情報を正確な状態で維持できるようになります。

重複レコードのレポート作成手順

手順としては、大きく2通りの方法があります。

1. カスタムレポートタイプを使う方法

1. カスタムレポートタイプを作成 Salesforceの「設定」から「レポートタイプ」を検索し、新規作成します。主オブジェクトとして「取引先責任者」や「リード」などを選択します。
2. 重複レコード項目を追加 作成したレポートタイプに「重複レコード項目」を関連オブジェクトとして追加し、保存します。
3. レポートの作成 レポートタブから、新しく作成したカスタムレポートタイプを使用してレポートを作成します。
4. 表示項目を設定 「重複レコード項目」や取引先名、メールアドレスなどを追加し、どのデータが重複しているかを可視化します。
5. フィルターを適用 必要に応じて、特定の条件でデータを絞り込み、より適切なレポートを作成します。

2. 行レベルの数式を活用する方法

1. レポートの作成 レポートタブから「取引先責任者」や「リード」を対象とした新規レポートを作成します。
2. 行レベルの数式を追加 アウトラインで「行レベルの数式を追加」を選択し、数式を作成します。
3. 数式の設定 数式の出力タイプを「テキスト」にし、氏名や取引先名などを「+」で結合した数式を入力します。
   例：姓 & 名 & 取引先名
4. グループ化 作成した数式列でグルーピングを行い、同じ値を持つレコードをまとめて表示します。
5. 並び替え グループごとのレコード件数を表示し、降順に並び替えて重複の多いデータを確認しやすくします。

最後にレポートで特定した重複レコードを確認し、Salesforceの「重複を表示」機能を使って、適宜マージ処理を行います。