Salesforceの承認は一括でできる？
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更新日：2024.10.15
Salesforceの承認プロセスでは
一括で行えますか？
Salesforceのアプリを販売するAppExchangeで「一括承認」と検索すると、多くのアプリが出てきます。
一括承認できるアプリを使うと、どのように便利になるのか、Excelやスプレッドシートのような操作感でSalesforceを扱えるようになる「Mashmatrix Sheet」で、具体的に解説していきます。
Salesforce標準画面では、承認申請の元になったレコードの項目がリストビューに表示されないことがありますが、Mashmatrix Sheetでは経費発生日・申請種別・金額合計・摘要・状況といった、承認の可否に必要な項目が表示されています。
そのため、1画面でレコードの内容を把握できるので、画面遷移が減少し、作業負担も大幅に軽減されます。
さらに、一括承認/却下のアクションボタンをシートのフッター部分に配置することで、大量のレコードでも一括処理が可能です。
これにより、一件一件レコードのリンクを開いて処理する必要がなくなります。
アプリで解決します
このように、Salesforceで「不便だな」「ここ、こうできないかな」ということの多くは、アプリで解決することもできます。
「使いにくい」「入力が滞る」など、Salesforceになんらかの課題を感じている方は、利用を検討してみてください。
承認プロセスに関するよくある質問
承認プロセスに関するよくある質問とその回答を以下にまとめました。
申請者へメール通知はできますか？
「申請が最終的に承認された時に、申請者に自動で通知が届くようにするにはどうすればいいですか？」という質問がよくあります。
承認プロセスでは、申請・承認ステップ・最終承認・最終却下・取り消しの5つのタイミングで、申請者へのメール通知をはじめとした自動アクションを追加できます。
この自動アクションを使用すれば、［最終承認時］に［テンプレートメール］を［申請者］に自動送信できます。
具体的な設定方法は以下の通りです。
- 事前準備として、承認プロセスの［申請者］をオブジェクトの［所有者］に制限しておきます。
- 最終承認時のアクション追加から［メールアラート］を選択します。
- ［説明］と［一意の名前］を記入し、事前に設定しておいた任意の［メールテンプレート］を選択します。
- メールの受信者は［承認プロセス］を設定したオブジェクトの［所有者］を選択して［保存］すれば完了です。
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