新規ユーザーの権限セットに時間がかかる
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更新日：2024.10.07
Salesforceのユーザー登録方法
Salesforceの新規ユーザー登録は以下の手順で行います。
- Salesforce画面右上の歯車マークより[設定]をクリック
- 設定画面のホーム＞ユーザーをクリックします（クイック検索で「ユーザー」と入力でもOK）
- 【新規ユーザー】をクリック
- 一般情報を入力します
- ロール、ユーザライセンス、プロファイルを設定
- その他、必要な項目を入力
- 承認者の設定で「パスワードをリセットしてユーザーに通知する」のチェックを外して【保存】
その後ユーザー設定ページから1つずつ権限セットを選択する必要があります。
ひとり、ふたりの設定であれば、その後の権限セットの割り当てはそこまで大変ではないのですが、大量の社員の採用時や人事異動の時期で、一気にSalesforceのアカウントの管理や設定を行うとなると、多くの時間を要することになります。
専用にカスタマイズされた機能拡張アプリが豊富に揃っているSalesforceですが、AppExchange内で検索しても、「ユーザー登録や設定の簡易化」に特化したようなアプリは見つからず、泣く泣く毎月作業をしている管理者の方もいらっしゃるかもしれません。
アプリの活用で権限セットの管理は楽にすることが可能
特化したアプリはなくても、別のアプリを上手く活用することで、負担を軽減することができます。
AppExchange内で「Salesforceデータを Excelライクにラクラク閲覧編集」と紹介されている「Mashmatrix Sheet」を使って、権限セットの管理を楽にした事例をご紹介します。
Salesforceのアカウント管理作業が10分の1に
毎月10名以上もの新入社員を迎えるという企業では、「ユーザー」というシートをMashmatrix Sheetで作成。
そのシートに「ユーザー名」「ロール」「プロファイル」などのデータをExcelのように、Salesforce上に一覧表示させ、各ユーザーに付与された情報をすばやく確認できるようにしました。
別に作成した「権限セット」のシートも一画面に連動表示させているので、ユーザーごとに画面遷移することなく一画面で状況を把握できます。
IDを貼りつけるだけで、権限セットや権限セットライセンスの付与を完了できるようにしているので、作業時間は約10分の1になったとのことです。
このように、適宜アプリを活用することでSalesforceの使い勝手はグンと高まります。
Mashmatrix Sheet以外にも入力を補助してくれるアプリはありますので、AppExchangeで自社に合うアプリを探してみましょう。
株式会社マッシュマトリックスSalesforceに心地よい操作感を
Mashmatrix Sheetの提供元
マッシュマトリックスが開発・提供する「Mashmatrix Sheet」は、SalesforceデータをExcelライクに閲覧・編集できる一覧アプリ。
ビジネスパーソンにとって馴染ある操作感で、直感的にSalesforceのデータを取り扱えます。
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